Urząd reprezentowany był przez Marka Wolanina, naczelnika Wydziału Oświaty i Promocji i Małgorzatę Gorczycę , dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury. Z kolei do rozmów ze strony artystów zasiedli Lucyna i Jerzy Lipińscy. W spotkaniu uczestniczyli także ksiądz Ryszard Wardawa oraz prof. dr Rolf Karbaum z Goerlitz.
W ubiegłym roku współpraca rozpoczęła się wspaniałym akordem. W zabytkowym kościele pod wezwaniem Św. Piotra i Pawła w Radomierzycach, miejscowości należącej do parafii w Osieku Łużyckim, odbył się występ Jasnogórskiego Chóru Chłopięcego „Pueri Claramontani”, który przy akompaniamencie Studenckiej Orkiestry Akademii Muzycznej we Wrocławiu i zaproszonych solistów wykonał „Stabat Mater” Giovanniego Battisty Pergolesiego. Niezwykłe wydarzenie zakończyło się dużym sukcesem. W tym roku 26 kwietnia, w tym samym kościele, odbędzie się koncert orkiestry z Goerlitz, której opiekunem jest prof. dr Rolf Karbaum. Repertuar na razie jest okryty tajemnicą.
Plonem spotkania były też inicjatywy, których realizacja znacząco podniesie estetykę gminy. Na przykład w najbliższym czasie w urzędzie otwarta zostanie wystawa malarstwa Wandy Stokfisz, artystki o międzynarodowej sławie, mieszkającej w Gronowie.
Jednak najcenniejszym elementem tego spotkania było zaangażowanie, jakie deklarują artyści zamieszkujący gminę w ożywienie kulturalne naszej społeczności.